Sistema de comunicación

El sistema de cadena es rápido y adecuado para problemas simples. La persona situada en el centro de la cadena aparece como líder y su posición de liderazgo es estable. Por desgracia, la moral es baja y, por ello, es necesaria la flexibilidad para solucionar los problemas.

En los sistemas de comunicación conocidos como Y, rueda y círculo, el líder aparece en el lugar de mayor centralidad, que corresponde a la bifurcación de la Y, el eje de la rueda y el centro del círculo; esto proporciona una solución rápida y exacta de los problemas. El coordinador, que ocupa una posición central, está generalmente satisfecho, pero los miembros periféricos se sienten menos satisfechos que los miembros de sistemas menos eficientes. La rueda es una estructura de comunicación que se considera eficiente y efectiva para los problemas sencillos. 

La estructura circular es lenta e inexacta. La estructura no influye en la aparición de un líder. Puesto que ningún individuo se puede comunicar con todos los demás, no existe un coordinador. Sin embargo, la moral es elevada, y existe una flexibilidad considerable para la solución de los problemas (Borgatti, 1997). Se deben procesar mayores cantidades de información conforme aumentan la incertidumbre y la complejidad de la tarea. En consecuencia, una estructura adaptada como un sistema de canales es mejor para completar las tareas complicadas e impredecibles. 

Comunicación descendente. La línea tradicional de comunicación discurre desde el director hacia abajo a través de los distintos niveles de gestión. Esta comunicación descendente es prides de los diferentes niveles de la jerarquía al informar al personal de lo que tiene que hacer, y le proporciona la información necesaria para coordinar sus esfuerzos a la consecución de los objetivos de la organización. Las formas habituales de comunicación descendente son manuales, guías de funcionamiento, hojas de descripción del trabajo, entrevistas, etc. La comunicación descendente conlleva mayor insatisfacción de los miembros del personal que la comunicación ascendente, con independencia de la calidad del mensaje.

La comunicación ascendente proporciona un medio para la motivación y la satisfacción del personal al permitirles su participación. El gerente resume la información y la pasa al siguiente nivel superior para que sea utilizada en la toma de decisiones. Los miembros del personal de base pueden evaluar con frecuencia la situación con más exactitud que sus directores. Un empleado puede tener una solución mejor para solucionar un problema que el gerente de primera línea, y éste puede conocer mejor la situación que el gerente de nivel medio, y así sucesivamente. Por tanto, la comunicación ascendente es importante para solucionar con efectividad los problemas.  La comunicación ascendente es apropiada para problemas relacionados con el trabajo y para la expresión de sentimientos, ideas, aspiraciones, actitudes, sugerencias y quejas. 

La comunicación lateral u horizontal se establece entre departamentos o personal del mismo nivel jerárquico, y se utiliza con mayor frecuencia para coordinar. También se emplea para conversaciones cara a cara, reuniones de grupos pequeños, solución de problemas, socialización y comunicaciones electrónicas (e-mail). La necesidad de comunicación bilateral aumenta con la interdependencia. 

La comunicación diagonal se produce entre individuos o departamentos que no están al mismo nivel de jerarquía. De naturaleza informal y utilizada con frecuencia entre grupos del personal y funciones del mismo nivel, así como en organizaciones de proyectos, es otra faceta de la comunicación multidireccional, habitual cuando las comunicaciones fluyen en todas direcciones al mismo tiempo. Este sistema de comunicación informal permite a los directores y gerentes vigilar las comunicaciones de los empleados y comunicarse con los asociados de forma rápida, sin pasar a través de un sistema de comunicación oficial y laborioso.

Transmisión de rumores: comunicación informal

Los métodos informales de comunicación coexisten con los canales formales, y se conocen como «radio macuto» o «transmisión de rumores». Las comunicaciones informales pueden progresar en todas direcciones: dentro y fuera de las cadenas de mando, entre líderes, directores y asociados y, posiblemente, dentro y fuera de la organización. La comunicación informal es con frecuencia rápida y está sometida a una considerable distorsión. «Radio macuto» transmite la información con mucha más rapidez que las cadenas formales debido a que utiliza cadenas de grupos con participación de tres o cuatro individuos al mismo tiempo, en lugar de ir de una persona a otra, como en las relaciones entre gerente y miembros del personal. La información se transmite a velocidad progresiva conforme los componentes de los grupos informan a otros grupos pequeños de personas que trabajan cerca o con las que tienen contacto.