Métodos de la comunicación

Comunicación 

Whetten y Cameron (2004) presentan un enfoque de «cinco eses» para la efectividad de las presentaciones orales y escritas: estrategia, estructura, soporte, estilo y suplemen­to. La estrategia desarrolla el propósito específico para la audiencia y la ocasión específica. La estructura traduce la estrategia en contenido específico. Se utilizan ejemplos e ilustraciones para dar soporte y reforzar las ideas. 

El estilo o forma como se presentan las ideas es tan importante como las ideas expresadas. El suplemento significa proporcionar respuestas informadas a los comentarios y a las preguntas relacionadas con la presentación.

ESTAS SON:

La estrategia presupone la identificación de los objetivos generales y específicos de la presentación, identificar las necesidades y actitudes de la audiencia y diseñar el mensaje acorde para esta audiencia. La presentación se debe centrar en la audiencia. Las situaciones formales requieren presentaciones formales, mientras que las situaciones informales permiten otro tipo de lenguaje (argot). 

La estructura comienza con un anticipo de las ideas principales para captar la atención de los miembros de la audiencia y darles una razón para escuchar o leer. Proporciona a la audiencia un resumen del mensaje, lo que facilita la tarea de seguir la presentación. La estructura de una presentación puede ser simple o compleja, familiar o novedosa y antigua o nueva. Sólo se deben señalar algunos puntos principales; se pueden hacer transiciones entre estos puntos principales, y la presentación debe terminar con una alta cualificación, que dirija hacia la acción y proporcione una buena impresión. 

El soporte o apoyo a las evidencias y las ayudas audiovisuales contribuyen a establecer la credibilidad. Es aconsejable utilizar una variedad de soportes y emplear ayudas audiovisuales simples y efectivas, para facilitar la comprensión y la retención.

El estilo de las comunicaciones orales conlleva la preparación de un guión, el ensayo de la presentación con las ayudas audiovisuales, y la planificación para captar a la audiencia mediante la utilización de la comunicación no verbal, contacto ocular, las distancias y los movimientos corporales. El estilo para las comunicaciones escritas conlleva precisión mecánica y objetiva. Se debe matizar con la elección de palabras, y se debe ajustar a la formalidad de la situación. Deben utilizarse los formatos apropiados.

Complemente la presentación mediante respuestas a las críticas y preguntas, y prepárese para responder a las preguntas con un formato específico. Primero repita la objeción y después exponga su opinión. Proporcione apoyo a su propia posición y procure convencer al otro.